CAIAX – Business Intelligence für Pflegeeinrichtungen
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Hand aufs ♥
Wie überwachen Sie wesentliche Leistungskennzahlen in ihren Einrichtungen? Wie definieren und überwachen Sie Soll-Ist-Abweichungen? Welchen Aufwand haben Sie, Personalbemessung aktuell und konsistent zu halten? Wie identifizieren und bewerten Sie Trends und Entwicklungen? Wie stark ist die Pflegesatzlogik im Bewusstsein ihrer Einrichtungen verankert?
Treffen Sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen Erkennen Sie Schwachstellen und Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen frühzeitig Optimieren Sie über Datentransparenz die Zielerreichung Ihrer gesamten Unternehmensgruppe Vergleichen Sie Ihre Einrichtungen miteinander Starten Sie mit allen Beteiligten einen transparenten Dialog für Ihren maximalen Erfolg
Analyse- und Managementtool
Absicherung des Erfolgs im Tagesgeschäft
Datenbasis und Datenbeziehungen
Integration von Bewohner-, Personal- und Pflegesatzdaten
Applikation und Business Intelligence
ist Applikation
und Business Intelligence
Analyse- und Managementtool für Pflegeleistungen
Pflegesatzverhandlungen sind für jede Pflegeeinrichtung und jeden Pflegebetrieb notwendig, um kostendeckend arbeiten zu können. Als Pflegesatz werden Entgelte bezeichnet, die von den Bewohnern und/oder Kostenträgern einer teil- oder vollstationären Einrichtung für die Leistungen der Einrichtung gezahlt werden müssen. Die Pflegesätze sollten jährlich neu verhandelt werden, um die wirtschaftliche Entwicklung der Einrichtung durch etwaige Kostensteigerungen (Personal, Energie) nicht zu gefährden. Voraussetzung für eine gute Kalkulation sind solide aufbereitete und plausibilisierte Zahlen. Die Ergebnisse der Pflegesatzverhandlungen sind damit zugleich die Basis für eine Budgetierung. Die Budgetierung ist ein zentrales Steuerungsinstrument und ergänzt die strategische Planung durch eine detaillierte Finanzplanung. Sie ermöglicht es, die wirtschaftlichen Ziele zu operationalisieren und kontrollierbar zu machen. Für die Ermittlung der Pflegesätze werden ausgehend von einer unterstellten Belegung und dem Pflegegradmix die zu erwartenden Personal- und die Sachkosten bestimmt. Aus den prognostizierten Personal- und Sachkosten werden dann die individuellen Vergütungssätze je Pflegegrad und Bewohnertag ermittelt. Ein Rechenmodell stellt sicher, dass die ermittelten Pflegesätze bei den unterstellen Belegungstagen und dem Pflegegradmix Einnahmen generieren, die exakt der Höhe der prognostizierten Gesamtkosten entsprechen. Man spricht daher auch von der Refinanzierung der Pflegekosten als Ergebnis der Pflegesatzverhandlung. Der Anteil der Personalkosten in der Altenpflege beträgt etwa 70 bis 80 Prozent der Gesamtaufwendungen. Die Personalkosten im Rahmen der Pflegesatzverhandlung ermitteln sich aus den Summen der jeweils festgelegten bzw. ermittelten Vollzeitäquivalenten multipliziert mit den spezifischen Personalkosten je Vollzeitäquivalent einer Personal-/Funktionsgruppe. Für Ermittlung des Bedarfs an Vollzeitäquivalenten der Pflegekräfte kommt die neue Personalbemessung zum Einsatz. Diese Personalbemessung zielt darauf ab, die Qualität der Pflege durch eine angemessene Personalausstattung zu gewährleisten. Der § 113c SGB XI regelt das neue Personalbemessungsverfahren für vollstationäre Pflegeeinrichtungen, das seit Juli 2023 in Kraft ist und für deren Umsetzung eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2025 galt. Seit 01.01.2026 ist nun die neue Personalbemessung verpflichtend. Gab es bisher zwei Qualifikationsstufen, so wurden diese auf drei erhöht: Pflegefachkräfte, Pflegeassistentinnen und -assistenten mit ein- und zweijähriger Ausbildung, sowie Pflegehelferinnen und -helfer. Die spezifischen Personalkosten vor dem Hintergrund der Pflegesatzverhandlung entsprechen den durchschnittlichen Personalkosten eines Vollzeitmitarbeiters einer Personal- bzw. Funktionsgruppe. Insgesamt arbeitet das Rechenmodell zur Ermittlung der Pflegesätze mit etwa 100 effektiven Parametern zur Festlegung der Personal- und Sachkosten. Diese Parameter sollten systematisch erfasst werden und im operativen Tagesgeschäft überwacht und eingebunden werden, um den wirtschaftlichen Erfolg nicht zu gefährden, Abweichungen und Trends frühzeitig zu erkennen und eine plausibilisierte Datenbasis für die nächste Pflegesatzverhandlung bereit zu stellen. Das Einhalten der vereinbarten Personalschlüssel ist ein Garant für die Qualitätssicherung in der Pflege und wird auch entsprechend überprüft. Es ist eine permanente Herausforderung, die Bewohner- und Bewohnerinnenbedarfe abzudecken und gleichzeitig wirtschaftlich zu sein. Kurzfristige Personalausfälle, bezahlte / unbezahlte Fehltage, Mutterschutz, Krankheiten, Urlaub, Kündigungen, Renteneintritte haben unmittelbaren Einfluss auf die bereitgestellten Vollzeitäquivalente und verändern die spezifischen Personalkosten. Das Auffüllen mit externen Zeitarbeitskräften bei Unterdeckung der Bewohner- und Bewohnerinnenbedarfe ist regelmäßig eine kostenintensive Lösung, die von der Refinanzierung nicht abgedeckt sind. Die Personalstrukturen einer Einrichtung wie auch deren Entwicklungen sind von großer Bedeutung und sollten lückenlos überwacht werden. Mittel- und langfristige Entwicklungen sollten in die Pflegesatzverhandlungen mit einfließen. Analysen über längere Zeiträume helfen auch strukturelle (Fehl-)Entwicklungen und Trends zu erkennen, diese zu erklären und vernünftige (Gegen-) Maßnahme einzuleiten. Veränderungs- und Vergleichsanalysen unterstützen die Erfolgskontrolle sowie die Bewertung der operativen Leistungen im Tagesgeschäft. Explodierende Heimkosten und offene Finanzierungen der Pflege werden den politischen Druck verstärken sowie die zukünftigen (Transparenz-)Anforderungen und Rahmenbedingungen weiter verändern. Erfahrungen im operativen Tagesgeschäft sind wichtig, aber die Veränderungen der Rahmenbedingungen erfordern eine genauere Analyse der wirtschaftlichen Treiber und Faktoren, um stichhaltige Argumente zu liefern und Managemententscheidungen vorzubereiten, die den wirtschaftlichen Erfolg absichern. Aus den Parametern und Ergebnissen der Pflegesatzvereinbarung leiten sich unmittelbar Leistungskennzahlen ab, die Auskunft darüber geben, wie gut eine Gruppe, Einrichtung, oder ein Team beim Erreichen seiner Ziele vorankommt. KPIs (Key Performance Indicators) sind beispielsweise Belegung, Auslastung, Pflegegradmix, Vollzeitäquivalente, spezifische Personalkosten, Deckungsbeiträge aus pflegerischer Leistung, Bewohnerfluktuation, Personalfluktuation, Entwicklung der Altersstruktur, Bewohnerverweildauer, Fehlzeiten etc. Aus diesen Indikatoren können weitere Rückschlüsse gezogen werden, beispielsweise spricht eine zunehmende Personalfluktuation möglicherweise für Unzufriedenheit, unattraktive Arbeitsbedingungen und ein schlechtes Betriebsklima. Hohe Fluktuationen bedingen zugleich einen höheren Aufwand aufgrund von vermehrten On-/Off-Boarding-Prozessen in den Einrichtungen und der Verwaltung, auch müssen neue Mitarbeiter zunächst angelernt und eingearbeitet werden. CAIAX ist eine Systemlösung, die sowohl das operative Tagesgeschäft unterstützt als auch dem Management die entscheidenden Informationen liefert.
Datenbasis und Datenbeziehungen im Pflegemanagement
Die Stamm- und Bewegungsdaten für Personal und Bewohner lassen sich im Wesentlichen auf folgende Dateninformationen reduzieren, die alle miteinander in Bezug zueinanderstehen:
- Eine Einrichtung hat Wohnbereiche mit Zimmern und ein oder mehrere Betten in den Zimmern.
- Ein Bewohner belegt für einen Zeitraum ein Bett in einem Zimmer einer Einrichtung mit einer Belegungsart und einem Pflegegrad.
- Ein Mitarbeiter ist in einem Beschäftigungszeitraum mit einem Anteil seiner Arbeitszeit in einer bestimmten Funktion einem Arbeitsbereich zugewiesen.
In einer Pflegesatzdatenbank werden etwa 100 Parameter aus den Pflegesatzverhandlungen erfasst, die zugleich Berechnungsgrundlage für die weiteren Soll-/Ist-Vergleiche sind. Pflegesatzparameter der Einrichtungen können untereinander verglichen werden, zeitliche Entwicklungen und Anpassungen können aufgezeigt werden.
Applikation und Business Intelligence für datengesteuerte Entscheidungen
Mit einem BI System kann man versuchen, diese Daten aus den Datenbanken der führenden Systeme zu extrahieren und aufzubereiten. Es gibt zahlreiche Fehlerquellen bei der Datenpflege. Die Informationen in den führenden Systemen sind zeitlich nicht kongruent oder unvollständig. Die Personalabrechnung erfolgt nur einmal monatlich, Bewohnerdaten werden in den Abrechnungssystem nachträglich nacherfasst und angepasst, externe Zeitarbeitskräfte werden nicht in der Personalverwaltung eingepflegt, fehlerhafte, überschneidende Eingaben etc. Individuelle Anpassung und kurzfristige Korrekturen im operativen Tagesgeschäft, wie Anpassung der zeitlichen Zuweisungen von Mitarbeitern sind in der Regel kaum möglich. Fehlerhafte Daten untergraben die Akzeptanz der Analyseergebnisse. Eine retrograde Fehleridentifikation aus Analyseergebnissen ist bei BI Systemen sehr schwierig. Bei integrierten ERP-Pflegesysteme sind die Daten in der Regel homogener und konsistenter. Ob die aus der Pflegesatzverhandlung skizzierten Überwachungsparameter in einem Modul analysiert werden können oder durch ein BI-System ergänzt werden müssten, sind Einzelfallentscheidungen. CAIAX kann auch hier eine sinnvolle Ergänzung oder Alternative sein. CAIAX ist zunächst einmal eine eigenständige Applikation, die keine Anbindung an vorgelagerte Quellsysteme benötigt. Damit kann sichergestellt werden, dass die komplexen, rechen- und datenintensiven Analysen und Berechnungen nicht von den Datenaufbereitungen und Schnittstellen aus den Quellsystemen abhängig sind und die gesamte Business Intelligence innerhalb der Applikation stattfindet. CAIAX bietet und empfiehlt die Möglichkeit, die Datenbasis mit den jeweiligen Quell- und ERP-Systemen zu integrieren. Die Daten und Informationen aus diesen Quell- und ERP-Systemen sind die Grundlage für die Erfassung der Vorgänge in die Finanzbuchhaltung. Der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich am Ende in der Finanzbuchhaltung. Die Bewohnerabrechnung ermittelt aus den Belegtagen, Unterbringungsarten und Pflegegraden die Umsatzerlöse, die in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Die Personalabrechnung steht monatlich für den real vergüteten Personalstamm, der als Personalaufwand in die Finanzbuchhaltung einfließt. CAIAX sieht in seiner Architektur vor, die Daten aus den Quell- und ERP-Systeme aus der Vergangenheit in die Applikation zu übernehmen, so dass die Auswertungen und Zeitreihenanalysen mit den tatsächlich realisierten und in der Buchhaltung manifestierten Vorgängen übereinstimmen. Damit werden individuell von den Anwendern erfasste Daten, die nicht mit den realisierten Vorgängen übereinstimmen, korrigiert und die Analyse und Auswertungen sind konsistent mit den Quell- und ERP-Systemen. Dashboards unterstützen den Anwender dabei die Daten konsistent und homogen zu halten. Die Daten bis zum Ende des jeweils aktuellen Vormonats werden fixiert. Der laufende Monat kann individuell aktualisiert werden. Zu- und Abgänge sowohl von Bewohnern als auch von Mitarbeitern können sofort erfasst werden und werden in den jeweiligen Auswertungen unmittelbar berücksichtigt. CAIAX ist Applikation und Business Intelligence!